In veel organisaties en bedrijven is het Functioneel Beheer, Functioneel Applicatiebeheer en Applicatiebeheer nog steeds niet goed gepositioneerd en geïmplementeerd. In de BiSL-methodiek wordt heel helder uiteengezet wat de best practice is op dat gebied, in het bijzonder voor Functioneel Beheer.

BiSL is een “framework” voor functioneel beheer. Ook als je als organisatie niet het BiSL-framework hebt omarmd zijn er toch een aantal “best practices” ontstaan in de afgelopen decennia rondom het Functioneel Beheer en (Functioneel) Applicatiebeheer.

Functioneel beheer

Functioneel beheer richt zich op het beheren van de functionaliteit van een softwareapplicatie. Het doel is om de applicatie zo in te richten dat deze de bedrijfsprocessen optimaal ondersteunt.¹

Applicatiebeheer

Applicatiebeheer is verantwoordelijk voor het technisch beheer van softwareapplicaties. Dit betekent dat de Applicatiebeheerder ervoor zorgt dat de applicatie optimaal beschikbaar is voor gebruikers, dat deze technisch goed functioneert en dat eventuele problemen snel worden opgelost.²

Functioneel Applicatiebeheer

Er zijn organisaties die de invulling van deze rollen niet “volgens het boekje” doen en dat zorgt voor de nodige begripsverwarring. Zeker als je het hebt over de verschillende methodieken; zo geldt voor een échte applicatiebeheerder het ASL-framework³. Maar natuurlijk hoef je niet altijd alles vanuit het (theorie)boekje te doen. Daardoor is ook de Functioneel Applicatiebeheerder ontstaan.

Functioneel Applicatiebeheer is een mengvorm tussen functioneel beheer en applicatiebeheer. Heeft een Applicatiebeheerder ook taken uit het functioneel beheer (of andersom) dan wordt daarom regelmatig de term “Functioneel Applicatiebeheer” gebruikt.

“Functioneel applicatiebeheer (de functionele eisen en wensen van een geautomatiseerde oplossing) is een onderdeel van Functioneel Beheer, maar is ook een onderdeel van het vakgebied van IT Service management (technisch- en applicatiebeheer). Functioneel Applicatiebeheer beperkt zich tot de rol van de applicatie in de informatievoorziening en houdt zich niet bezig met andere elementen van de informatievoorziening binnen de gebruikersorganisatie.” (Jasper Maas, BiSL Expert⁴)

Inrichting Organisatie – Groeiproces

Een eerste voorwaarde voor een effectief management van het functioneel applicatiebeheer is een herkenbare organisatiestructuur. Deze organisatiestructuur ontstaat in de meeste gevallen geleidelijk met het toenemen van de automatiseringsgraad van de gebruiksfunctie.

In het eerste stadium zien we dat oorspronkelijk de beheerprocessen belegd zijn op een aantal plaatsen in de bestaande organisatie dicht bij de gebruikers, of bij de gebruikers zelf.

In het tweede stadium nemen vervolgens de omvang van die beheerprocessen en de automatiseringsgraad van de Gebruiksfunctie toe. Men ziet dan dat de beheerprocessen worden geclusterd en leiden tot aparte organieke eenheden voor het functioneel applicatiebeheer binnen elke afdeling die informatiesystemen gebruikt.

Het derde stadium in dit groeiproces is dat men de decentrale organieke beheereenheden in de verschillende afdelingen gaat coördineren op bedrijfsniveau. Dan ontstaan ook centrale eenheden voor het beheer van de bedrijfsgegevens en het functioneel applicatiebeheer.⁵

Bij grotere organisaties is functioneel beheer [daarom] vaak een aparte discipline. Voordeel is dat een functioneel beheerder het overzicht houdt over alle processen en systemen in de organisatie en zo waardevolle verbindingen legt.⁶

De meeste organisaties, zeker de wat grotere organisaties, kozen er de laatste decennia voor om Functioneel Beheer, Applicatiebeheer en/of Functioneel Applicatiebeheer te clusteren en centraliseren met andere, gerelateerde, functies.

Belangrijke reden is onder andere het opheffen van kwetsbaarheid van de organisatie en de door haar gebruikte systemen door kennisdeling (achtervang!), werkafspraken, gezamenlijk gebruik van tooling en consistente werkwijze en het “solistisch acteren” van beheerders voorkomen.

Een organisatie kan zodoende grip krijgen op het functioneel (applicatie)beheer, herkenbaarheid en aanspreekbaarheid voor- en door andere organisatieonderdelen realiseren en bewerkt zichtbaarheid voor afdelingen waar men voor- en mee (samen)werkt. Het hoeft geen betoog dat dit allemaal van groot belang is.

Wil je daarnaast in een organisatie ook nog eens agile gaan werken, en bijv. SCRUM gaan toepassen, dan is het zelfs absolute noodzaak teams te organiseren die alle disciplines bijelkaar brengen.

Positionering Functioneel Beheer en Applicatiebeheer

Het disfunctioneren van Functioneel Beheer en Applicatiebeheer in een organisatie is daarom veelal te wijten aan het onjuist positioneren en faciliteren van deze functies en/of rollen in de organisatie.

Zonder de juiste mensen, duidelijk mandaat en goede positionering zal de afdeling Functioneel Beheer nooit het optimale midden van de driehoek kunnen vinden. Er zal altijd teveel “hang” zijn naar een bepaalde kant waardoor de balans tussen vraagzijde (de eindgebruikers), de faciliterende zijde (het management) en aanbodzijde (de ICT leveranciers) continu verstoord zal worden. Dit kan gemakkelijk leiden tot te dure systemen met niet de juiste functionaliteit, eindgebruikers met te weinig kennis van de systemen, zinloze rapportages die onderin een la verdwijnen, lange doorlooptijden van gewenste aanpassingen, algehele ontevredenheid en gelatenheid onder het personeel en andere “winstkillers”.⁷

Voor goed functioneel beheer en (functioneel) applicatiebeheer is het daarom van groot belang dat deze beheerders op de juiste plaats in de organisatie zijn gepositioneerd en worden gefacilitieerd binnen een organisatie.

Dat is, zeker niet in de laatste plaats, van groot belang voor de organisatie! Want voor een goed functioneren van de systemen binnen organisaties is samenwerking tussen functioneel beheerder(s) en applicatiebeheer van groot belang. Het is dan ook niet zo vreemd deze vormen van beheer op één afdeling, of in één team, onder te brengen. Integendeel.

____
Afbeelding boven: OpenClipart-Vectors via Pixabay